Nếu công ty bạn hoạt động sản xuất kinh doanh và thuê xe để vận chuyển hàng hóa, thì chi phí thuê xe này phải được hạch toán đầy đủ để tính toán kết quả hoạt động kinh doanh và khấu trừ thuế. Dù vậy, đưa chi phí vào tài khoản nào và làm sao cho hợp lý là việc không hề dễ dàng. Vậy thuê xe vận chuyển hạch toán như thế nào?
Cách hạch toán chi phí thuê xe ô tô hợp lý
Bất kỳ hạng mục nào muốn đưa vào chi phí một cách hợp lý thì cần phải có hóa đơn, chứng từ đầy đủ. Trong trường hợp thuê xe vận chuyển, bạn cần những giấy tờ như sau:
– Hợp đồng thuê xe: Một hợp đồng thuê xe đầy đủ phải có thông tin giữa bên thuê và bên cho thuê xe, thông tin chi tiết của xe, tổng giá trị tiền thuê tính trên tháng hoặc tính trọn gói, thời gian thuê xe, hình thức thanh toán. Những chi phí liên quan đến bảo dưỡng, xăng xe, lái xe do bên nào chi trả,…
– Bản sao công chứng các loại giấy tờ liên quan đến xe, biên bản bàn giao xe.
– Hóa đơn xăng, dầu (hóa đơn giá trị gia tăng), chi phí bảo dưỡng, sửa chữa (nếu có).
– Bảng lịch trình xe: Bảng này có thể có hoặc không và khác nhau tùy theo tính chất ngành nghề kinh doanh. Dựa vào bảng này, kế toán có thể biết xe được sử dụng vào mục đích gì, có đúng công việc được giao hay không. Đồng thời, kế toán cũng tính được định mức tiêu hao nhiên liệu để thanh toán chi phí hóa đơn xăng dầu một cách hợp lý nhất.
– Bảng kê số 01/TNDN theo quy định.
– Chứng từ liên quan đến việc nộp thuế, phí hay lệ phí liên quan tới quá trình thuê xe vận chuyển ( nếu tiền thuê xe trên100 triệu/ năm)
– Các loại chứng từ thanh toán khác nếu có.
Lưu ý: Các loại giấy tờ liên quan đều cần phải rõ ràng, minh bạch. Nếu có hóa đơn giá trị gia tăng thì bạn sẽ được khấu trừ vào thuế phải nộp cho nhà nước. Vì vậy, nhân viên thuê xe, sử dụng xe cần phải nắm rõ quy trình để cung cấp đủ giấy tờ cho kế toán.
Chi phí vận chuyển hạch toán vào tài khoản nào
Dựa vào trường hợp cụ thể, ta có thể hạch toán chi phí vận chuyển như sau:
Nếu là mua hàng hóa về nhập kho chứ chưa mang đi bán thì chi phí vận chuyển được hạch toán vào tài khoản 156 (hàng hóa), cụ thể, kế toán sẽ ghi nợ tài khoản 156, nợ 1331 (thuế GTGT được khấu trừ), Có 111,112, 331 (trả bằng tiền mặt, tiền ngân hàng hoặc ghi nợ)
Thông thường, cuối mỗi tháng, chi phí vận chuyển sẽ được phân bổ vào chi phí bán hàng, ghi nợ tài khoản kế toán 641. Đồng thời ghi có tài khoản 335: chi phí phải trả.
Khi trả tiền vận chuyển và nhận hóa đơn thanh toán, kế toán sẽ tiến hành ghi Nợ 335 (chi phí phải trả), đồng thời ghi Có 111, 112 (tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng).
Chi phí xăng dầu cho công tác vận chuyển hàng hóa sẽ được hạch toán trực tiếp vào chi phí bán hàng bằng cách ghi Nợ 641 (chi phí bán hàng), Có 111, 112 (trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản).
Cuối cùng, các định khoản phát sinh này sẽ được tính vào chi phí và cuối kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Việc hạch toán chi phí thuê xe vận chuyển không đơn giản với những người mới làm quen. Bạn cần phải cập nhật các quy định về kế toán và thuế thường xuyên, đồng thời nắm rõ các tài khoản kế toán, cách ghi nợ, có tài khoản, phương thức định khoản. Chi phí này mặc dù có sự khác nhau giữa các doanh nghiệp nhưng cách hạch toán đều tương tự và cách đưa tiền thuê xe vào chi phí hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được dễ dàng hơn
